vacatures

Management Assistent

Ben jij goed in het aanbrengen van structuur en ben je op zoek naar een uitdagende functie voor 3 dagen in de omgeving Ede? Reageer dan snel op deze vacature voor Management Assistent!

Als management assistent ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële, ondersteunende en administratieve taken ten behoeve van het Bestuur, de Directie en de Programma managers.

Naast het proactief beheren van de agenda’s van de verschillende collega’s denk je graag mee met het verbeteren van de organisatie, zoals bijvoorbeeld het verbeteren van het archiveringssysteem en het optimaliseren van het gebruik van het CRM-systeem. Daarnaast draai jij je hand niet om voor het organiseren van bijeenkomsten of regel je die bos bloemen voor een jarige of zieke collega. Diverse ballen in de lucht houden? Daar draai jij je hand niet voor om!

Wij zoeken een echte teamspeler met een stevige persoonlijkheid en iemand die ook kritisch durft te zijn. De vacature is voor 3 dagen per week, maar flexibiliteit in uren tijdens vakantieperiodes en drukte is zeker een pré. Ben jij het gewend om prioriteiten te stellen en ben je flexibel ingesteld? Reageer dan nu met jouw cv en motivatie!

Over IRIS:

IRIS is een service organisatie die de besturen van twee ondernemende familiestichtingen ondersteunt: de Noaber Foundation en de Eleven Floawers Foundation. Beide stichtingen zijn met mensen, netwerken en financiën betrokken bij projecten en investeringen. Ons kantoor is gevestigd in een prachtige bosrijke omgeving in Ede.

Verantwoordelijkheid

De management assistent is verantwoordelijk voor een adequate secretariële en organisatorische ondersteuning van de gehele organisatie, Bestuur, Directie en de Programma managers.

Wat ga je doen?

Je draagt zorg voor:

  • Pro actieve ondersteuning van Programmamanagers, Directie en Bestuur: Agendabeheer en organiseren en voorbereiden van afspraken en vergaderingen en bijeenkomsten, zowel fysiek als online.
  • Reguliere secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals behandeling post en e-mail, archivering, ontvangen van gasten en inkomende telefoontjes.
  • Relatiebeheer: inrichten, muteren en onderhouden in Attio (CRM), mutaties verwerken relaties/contacten van de collega’s en actieve ondersteuning uitbouwen relatiebeheer/netwerk.
  • Shoppen voor (relatie)geschenken.
  • Het boeken van reizen en hotels.
  • Ondersteunen bij het organiseren van conferenties, bijeenkomsten, etc.

Functie-eisen

  • Afgeronde secretariële opleiding
  • Een HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring in een soortgelijke functie
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift
  • Uitstekende vaardigheden met MS Office365

Functie specifieke competenties

  • Plannen en organiseren
  • Stressbestendig
  • Accuraat
  • Betrokken en nieuwsgierig
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (Nederlands en Engels)

Voor vragen neem gerust contact op via 0318-657702, of stuur een bericht naar bgroeneveld@noaber.com.